Gestion des achats : l’intérêt d’un ERP

 

L’ERP ou PGI pour Progiciel de Gestion Intégrés est un logiciel qui prend en charge la gestion de l’activité d’une organisation. Issu de l’anglais Enterprise Ressource Planning, l’ERP est le logiciel de gestion approprié aux processus métiers déterminants d’une firme. Initiée sur la base de modules autonomes, le progiciel ERP renforce les applications informatiques présentes dans l’organisation afin d’éviter les saisies doublons ou répétitives. L’ERP permet de disposer d’une information pertinente et coordonnée.

 

Les fonctionnalités du progiciel ERP

 

Elles sont représentées par la gestion d’approvisionnement, la gestion des commandes, la gestion des articles et notamment la gestion des achats. La gestion d’approvisionnement autorise le contrôle des flux de gestion des achats pour proscrire les ruptures de stock. La gestion des commandes propose un suivi détaillé des commandes en cours ainsi que les commandes à prévoir. Cet outil permet un gain de réactivité et permet de réduire les sorties de trésorerie inappropriées. Cet outil comprend également une fonction Sourcing. La gestion des articles comprend l’édition automatique des bons de réception ou des factures fournisseur. Des logiciels octroient des rapports sur les dépenses afin de repérer les niches d’économie possible. Un ERP achats peut aussi inclure la dématérialisation des documents afin de restreindre les frais d’expédition et en laissant un libre accès des données aux collaborateurs d’une entreprise.

 

Les armes du logiciel ERP pour la gestion des achats

 

Cela porte sur l’optimisation des processus de gestion pour les flux économiques et financiers. Cela implique aussi la cohérence et l’homogénéité des informations à travers un fichier unique pour les articles, un fichier unique pour les clients, entre autres, dans le respect des normes. Cela comprend également l’intégrité et l’unicité du système d’information, le système d’information unique, une formation globale, un appui à la productivité et à la prise de décision rapide ainsi qu’un contrôle centralisé de la structure. Ainsi, la gestion des processus de l’entreprise est priorisée. Les concepteurs du logiciel déterminent les besoins de l’organisation de manière personnalisée en offrant les fonctionnalités utiles à cette méthode au sein d’une application unique. Le choix d’un ERP efficace relève des attentes de l’entreprise, sa progression ainsi que le coût de l’outil.

 

Le projet stratégique d’un ERP

 

Mettre en œuvre un ERP implique des transformations radicales dans les habitudes de travail de la majorité des salariés et s’appuie sur l’implication des équipes managériales. Pour réussir cette transition, il convient d’installer des outils informations adaptés pour rendre plus performant l’efficacité en bout de chaîne. Les modules doivent s’appliquer aux processus opérationnels et aux processus de commande. En ce qui concerne les processus opérationnels, ils sont composés par la gestion des consultations fournisseurs en tenant compte des contraintes du cahier des charges jusqu’à la rédaction du contrat pour des taches qui relèvent de la mission de l’acheteur. Quand aux processus de commandes, ils portent sur l’automatisation et la formalisation des nombreuses étapes allant de la demande d’achat jusqu’à la facturation. Il faut prendre en considération des critères spécifiques tels les conditions financières octroyées par les fournisseurs, les délais d’approvisionnement des articles.

 

Quelques cas de modules et atouts à destinations des utilisateurs

 

Le module approvisionnement prend en charge la gestion des approvisionnements des bons de commandes jusqu’à la production finale. Le module devis et facturation comprend les fonctions qui autorisent la saisie des factures d’achat suivant le type de dépense. Au niveau des ventes, le progiciel ERP permet l’étude des devis et la facturation des clients à travers les factures personnalisées, les rappels de paiement en retard, la simulation de l’impact des remises, l’adaptation à faire sur les prix, entre autres. Le module relation client ou CRM augmente l’efficacité de la fonction à travers un meilleur suivi des clients et la rentabilité des actions commerciales. Le module de gestion documentaire garantit la centralisation des informations et les documents administratifs de l’entité. Le module comptabilité a trait aux écritures comptables automatisées incluant une gestion multidevise ou comptabilité multinationale. Le module de gestion des stocks implique l’usage des documents fournisseurs. Ce module va traiter de l’automatisation de la saisie et de la gestion de façon simple et guidée. Le logiciel ERP simplifie les mouvements de stocks et l’entreposage ainsi que le contrôle des stocks en temps réel. Le module production inclut la gestion de la production avec l’assurance de la régularisation des stocks. Ce module permet la gestion des besoins des clients suivant les commandes jusqu’au planning de production. Le module PPM ou Project Portfolio management traite de la gestion des plannings pour l’affectation des taches et le suivi des projets en temps réel. Le module RH implique les ressources humaines. Cela concerne la gestion des plannings, le suivi des heures de présence des personnels. La gestion du personnel inclut le temps de travail et la productivité.

La gestion des achats est devenue indissociable d’un ERP afin de garantir une solution adaptée efficace pour cette fonction essentielle à tout type d’organisation.

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