Une gestion performante des documents d’une entreprise est parmi les moyens permettant d’atteindre ses objectifs. En effet, ce processus est très important dans la mise en place de sa stratégie globale. Il consiste donc à gérer un document sur un support donné, dématérialisé ou solide, de sa conception à sa destruction. Afin de rendre cette démarche efficace, il faut disposer des outils spécifiques et établir des méthodes au préalable.
Comment se déroule la gestion d’un document, de sa création jusqu’à son archivage ?
Une entreprise produit ou reçoit chaque jour un volume important de documents à gérer. Ces démarches sont indispensables puisqu’ils contiennent des données retraçant la vie sociale et économique de celle-ci. Ses objectifs et son bien-être économique en dépendent grandement. Une gestion efficace des documents répond généralement à des mécanismes différents et spécifiques à savoir la création de ceux-ci, le transfert, la vérification et l’archivage. Elle détermine les spécificités et les exigences de l’archivage. L’application d’une politique d’élaboration d’un plan d’organisation et de conservation des archives participent également dans la réalisation de cette mission. Il faut noter que l’accessibilité des documents demande non seulement du temps mais aussi des ressources conséquentes. C’est pourquoi, la gestion documentaire reste une démarche qui présente un potentiel d’optimisation conséquent comme le traitement des informations en temps réel et l’accessibilité du personnel à toutes les informations à partir de leur poste de travail quel que soit le support. La gestion électronique des documents ou GED est donc la meilleure alternative pour répondre aux besoins des utilisateurs le plus rapidement possible.
Comment optimiser le processus de travail en interne avec la GED?
La gestion électronique des documents permet d’améliorer l’efficacité de la société. Ce processus interne permet de diminuer considérablement les coûts. En outre, cela favorise une augmentation du flux de trésorerie tout en garantissant la satisfaction des clients. A titre d’exemple, la gestion des documents comptables s’effectue à travers des enregistrements qui sont partiellement ou entièrement automatisés. Les documents sont donc organisés et indexés selon leur nature et ce à l’aide d’un ensemble de mots clés et d’une numérotation spécifique pour faciliter leur recherche. Ce processus présente un réel avantage dont la facilité de s’adapter à n’importe quel service de gestion d’archives. Il peut intégrer facilement toutes les infrastructures informatiques pour transformer les procédures en électroniques. La collecte, le tri et l’archivage des documents se font de manière permanente dans une « bibliothèque » d’archives numériques. Cela facilite le travail sans qu’on soit obligé d’attendre très longtemps.
Quels sont les avantages de la gestion documentaire ?
Le recours à une gestion documentaire offre de nombreux avantages pour la société. UnDossierUnePlace société de gestion documentaire pour entreprises. Dans un premier temps, cette mission garantit le stockage des documents dans de meilleures conditions. En effet, les documents sont préservés de manière numérisée, ordonnée et conservée dans un endroit où le personnel qualifié peut les consulter à tout moment. Il est même possible d’accéder aux fichiers n’importe où grâce à Internet. Ainsi, la mise en place d’outils et processus informatiques rapides et optimisés dans l’administration approfondie des données permet d’augmenter l’efficacité des services d’archivage. De plus, c’est une disposition qui assure une grande transparence dans la gestion.
